Pas på personaledata

 

UNDERVISNINGS SIDE

 

Når de nye EU-regler træder i kraft den 25. maj i år, kan det koste store bøder at overtræde reglerne. Men overholder man de nuværende regler, er det overkommeligt at leve op til de nye, strammere love.

 

Af Jesper Kjærulf Christensen, SEGES

 

 

Ligger personalemapperne i uaflåste skabe? Spiller børnene spil på din arbejdscomputer, som indeholder persondata om for eksempel medarbejderne? Eller er gamle ansøgninger modtaget for 6 år siden ikke destrueret? Så kan det koste dyrt i bøder.

- Er der ikke styr på persondata i virksomheden, når de nye EU-regler om persondata træder i kraft den 25. maj 2018, kan det resultere i bøder, på i værste fald op til 4 pct. af omsætningen.

 

Hvad er persondata?

Persondata er alle de data, der kan identificere fysiske personer. Listen over persondata, en virksomhedsejer skal kunne håndtere er lang. Især vil en virksomhedsejer typisk skulle håndtere persondata om sine medarbejdere og kunder.

Eksempler på personlige oplysninger, som er omfattet af de nye regler, er – for blot at nævne nogle få: Navn, adresse, e-mail, kreditkortnummer, foto, fødselsdato, løn, straffeattest, pas nr., medarbejder ID, oplysninger om strafbare forhold, fagforeningsforhold, CPR-nr., rejseoplysninger, og telefonnummer.

 

Det første man som virksomhedsejer bør gøre, er at få skabt sig et fuldstændigt overblik over hvor i virksomheden, man behandler persondata, hvilke persondata man behandler – herunder hvordan man opbevarer oplysningerne.

 

Særligt om persondata om de ansatte.

Det er især vigtigt, at man som virksomhedsejer sikrer, at adgangen til oplysninger om ens ansatte er begrænset til de enkelte personer, der har et sagligt behov for at have adgang til oplysningerne. Alle medarbejdere, der håndterer personoplysninger og især oplysninger om de ansatte, skal have instruktion og oplæring i, hvorledes de må behandle oplysningerne og hvorledes oplysningerne skal beskyttes.

Gemmer man for eksempel personaleoplysninger i papirformat, skal disse opbevares aflåst, når de ikke er i brug.

Opbevares personaleoplysningerne elektronisk, skal der anvendes adgangskoder til det elektroniske udstyr, og kun de relevante personer, må få en adgangskode hertil.

 

Computere tilkoblet internettet med persondata om de ansatte, skal have en opdateret firewall og opdateret virusprogram.

Hvis du gerne vil bruge billeder af dine ansatte til enten offentliggørelse på hjemmesiden eller i virksomhedens markedsføring, bør du indhente samtykke hertil fra medarbejderne.

 

Hvis I overfører persondata til en ekstern databehandler – f.eks. til et lønbureau – skal der altid foreligge en skriftlig databehandleraftale. Hvis I ikke allerede har indgået en sådan aftale skal I derfor kontakte databehandleren, som formentligt har en databehandleraftale liggende, som I kan tage udgangspunkt i.

Du kan læse mere om persondataforordningen på datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk

Avis, der leveres på arbejdspladsen

De ansatte beskattes ikke af de aviser, der leveres og kan læses på arbejdspladsen.

Avis, der er leveret på den ansattes hjemadresse

Avisen holdes i overvejende grad af hensyn til arbejdet

Den ansatte holder ikke selv avis

Avisen er omfqttet af bagatelgrænsen for arbejdsrelaterede goder på 6.100 kr. (2018). Avisen er skattefri for den enkelte ansatte, hvis abonnementsprisen ikke overstiger 6.100 kr.

 

Overstiger abonnementsprisen bagatelgrænsen, skal hele abonnementsprisen beskattes.

Avis, der er leveret på den ansattes hjemadresse

Avisen goldes i overvejende grad af hensyn til arbejdet

Den ansatte holder selv en daglig avis

Avisen er modtaget i arbejdsgiverens interesse og kan værdiansættes til 0 kr. i relation til bagatelgrænsen for arbejdsrelaterede goder.

Avisen der ikke i overvejende grad holdes af hensyn til arbejdet

Den ansatte holder selv en daglig avis

Den ansattes privatforbrug er dækket via det private avishold.

 

En arbejdsgiverbetalt avis modtaget som personalegode kan derfor værdiansættes til 0 kr., fordi der ikke er et sparet privatforbrug.

 

Du har pligt til at kontrollere, at dine ansatte har udgifter til privat avishold

Hvis avisen er stillet til rådighed af hensyn til arbejdets udførelse og dermed er omfattet af bagatelgrænsen, skal du ikke indberette noget til Skattestyrelsen. Dine ansatte skal selv sørge for at holde styr på, om avisens værdi overstiger bagatelgrænsen, derfor er det vigtigt, at dine ansatte kender de skattemæssige konsekvenser af, at du betaler for avisabonnementet. Så de ansatte nemlig oplyse de rigtige beløb til Skattestyrelsen.

 

Du betaler avisen mod, at den ansatte går ned i løn

Hovedreglen er, at hvis du aftaler med en ansat, at du vil betale avisudgiften, og denne vil gå tilsvarende ned i løn over en 12 måneders periode, skal vedkommende beskattes af fri avis. I den situation mener Skattestyrelsen nemlig, at der er en klar indikation af, at en ansatte ønsker at få avisen af private årsager.

Kan du begrunde, at avisen i overvejende grad er stillet til rådighed af hensyn til arbejdet, bliver din medarbejder dog ikke beskattet af fri avis.

 

Søg rådgivning

Vi anbefaler, at du snakker med din revisor, inden du beslutter dig for at give avis som personalegode, så du er helt sikker på de skattemæssige konsekvenser.