Når den skattefrie rejsegodtgørelse bliver skattepligtig

En mængde afgørelser fra 2017 vidner om, at ellers skattefrie godtgørelser nogle gange bliver til skattepligtige godtgørelser, når SKAT har foretaget sin gennemgang. Konsekvensen af fejl er, at hele den udbetalte godtgørelse bliver skattepligtig.

Af Jannie Gade, SEGES

Gennemgående for sagerne er, at der ofte ikke er styr på reglerne og/eller kontrollen for den skattefrie rejsegodtgørelse. Men det kan i høj grad betale sig at være opmærksom på, at godtgørelsen registreres korrekt og kontrollen er effektiv.

Hvilke skattefrie godtgørelser?

Det er muligt at udbetale skattefrie rejsegodtgørelser uden dokumentation med standardsatser eller refundere de faktiske udgifter med dokumentation. Uanset hvilken der vælges, er der krav og kontrol til godtgørelsen, som skal overholdes.

Hvornår er man på rejse?

En hyppig fejl er, at der ikke er udbetalt (tilstrækkeligt) løn til den person, som har fået en godtgørelse, eller at der ikke er sket kontrol af, om betingelserne for udbetaling af den skattefrie godtgørelse er opfyldt. Sidstnævnte fejl ses typisk i sager, hvor der er uoverensstemmelse mellem, hvornår SKAT anser en person for at være ”på rejse”, og hvornår personen selv har angivet at have været på rejse. Der er eksempelvis flere sager, hvor chauffører har overnattet i lastbilen, indenfor, hvad SKAT finder er, en rimelig afstand af deres hjem, så de ifølge SKAT lige så godt kunne være taget hjem for at sove og derfor ikke kan betragtes som værende på rejse.

Skal der tælles dage eller timer?

Den manglende kontrol kommer også til udtryk i mange sager, hvor der er udbetalt godtgørelse for flere dage, end der er dokumentation for. Nogle gange skyldes denne fejl, at virksomheden har udbetalt for hele dage, dvs. ”rundet op”, i stedet for at tælle timer.

Andre krav til godtgørelsen

Desuden ses der en del sager, hvor kørselsrapporterne ikke lever op til kravene, eller hvor godtgørelsen skyldes en aftalt nedgang i den skattepligtige løn.

Godtgørelsen må herudover aldrig være en fast månedlig eller årligt beløb. Og den skal stå mål med den udbetalte løn. Der er således set sager, hvor en mindre månedlig løn ikke kunne gøre, at der kunne udbetales skattefri rejsegodtgørelser.

Krav til bestyrelsesmedlemmer

Bestyrelsesmedlemmer skal ikke være lønnede for at få udbetalt en godtgørelse. Men godtgørelse til bestyrelsesmedlemmer kan kun ske skattefrit, når bestyrelsesmedlemmerne udfører traditionelle bestyrelsesopgaver. Det er eksempelvis ikke tilfældet, hvis bestyrelsesmedlemmerne foretager salgsopgaver for selskabet.

Faktaboks

Betingelser for rejse- og befordringsgodtgørelse

Skal en skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse vedblive at være skattefri, skal følgende betingelser være opfyldt

Der skal være udbetalt løn fra virksomheden til personen

Arbejdsgiveren skal føre kontrol med, om betingelserne er opfyldt, herunder antallet af erhvervsmæssige rejsedage

Bogføringsbilag for den erhvervsmæssige rejse skal indeholde:

Modtagerens navn, adresse og cpr-nummer

Rejsens/kørslens erhvervsmæssige formål

Rejsens/kørslens start- og sluttidspunkt samt dato

Rejsens mål med eventuelle delmål

Angivelse af antal kørte kilometer (ved befordringsgodtgørelse)

De anvendte satser

Beregning af rejse-/befordringsgodtgørelsen

Godtgørelsen må ikke ydes som kompensation for en lønnedgang eller indgå som modregning i en på forhånd aftalt bruttoløn